Aplikasi absensi online tentunya merupakan suatu kebutuhan utama dalam menghadapi era serba digital ini. Bagaimana sistem absen dalam suatu software atau aplikasi absensi online bekerja? berikut penjelasannya.
Pencatatan Presensi berbasis Cloud
Suatu aplikasi absensi online akan mencatat dan menyimpan kehadiran karyawan, siswa, atau staff lainnya di komputer server. Prosedur penyimpanan ini sering disebut dengan istilah penyimpanan berbasis cloud.
Analoginya, data absensi yang kita kirim disimpan di awan yang dapat diakses di manapun, kapanpun oleh siapapun yang memiliki hak untuk mengaksesnya.
Hal ini tentunya merupakan kebalikan dari penyimpanan konvensional yang membutuhkan piranti keras penyimpan seperti hard drive atau flash disk yang hanya dapat diakses jika benda fisiknya ada dihadapan kita.
Tentunya, server cloud membutuhkan data perusahaan dan karyawan-karyawan yang terkait pada perusahaan itu. Agar server dapat memastikan bahwa penggunanya adalah orang-orang yang berhak untuk mengakses informasi tersebut. Oleh karena itu, aplikasi absensi online juga akan membutuhkan perusahaan dan karyawan mendaftarkan datanya ke dalam aplikasi.
Sehingga aplikasi mampu mengenali bahwa seorang karyawan yang melakukan presensi sudah sesuai dengan perusahaannya.
Jangan khawatir dengan keamanan data, karena suatu aplikasi absensi online yang baik akan merahasiakan datanya dengan baik pula. Data sensitif perusahaan dan karyawan hanya dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan, yaitu perusahaan dan masing-masing karyawannya sendiri. Keamanan dan privasi pengguna adalah salah satu prinsip dasar penyimpanan cloud.
Data Aplikasi Absensi Online
Dalam cara konvensional, biasanya hanya data berupa nama, waktu, dan tanggal absensi saja yang dibutuhkan untuk melakukan absensi. Terkadang beberapa absensi yang lebih muktahir juga membutuhkan sidik jari atau marka retina untuk memastikan kebenaran identitas seseorang.
Lalu bagaimana dengan sistem aplikasi absensi online? Tentunya dibutuhkan data tambahan, yakni lokasi.
Dalam presensi konvensional, kita sudah tahu pasti di mana lokasi seseorang yang mengisi daftar kehadiran, yakni di kantor. Namun jika dilakukan secara online, seseorang dapat mengisinya di mana saja, termasuk di rumah.
Oleh karena itu, data lokasi menjadi suatu keharusan bagi sistem aplikasi absensi online.
Bagaimana cara suatu aplikasi mengetahui lokasi atau posisi seseorang ketika mereka mengisi daftar kehadirannya? melalui GPS, baik dalam perangkat smartphone atau perangkat keras lalinnya seperti laptop.
GPS adalah perangkat kecil yang mampu mencatat dan memancarkan lokasi suatu entitas dengan tingkat akurasi yang tinggi. Melalui GPS kita dapat mengetahui apakah karyawan absen di tempat yang seharusnya atau tidak.
Contohnya, apakah seseorang benar-benar hadir di kantor atau di area kerja yang ditentukan? beberapa aplikasi absensi online mampu melakukan ini, seperti pada personalia.id.
Cara Absensi Online
Sehingga berdasarkan sistem kerja aplikasi absensi online di atas, kita dapat melakukan absensi online hanya dengan langkah mudah berikut ini.
- Mendaftarkan perusahaan ke aplikasi absensi online.
- Admin perusahaan mendaftarkan karyawan-karyawannya ke aplikasi absensi online.
- Admin perusahaan menentukan jam masuk dan jam pulang.
- Staff membuka aplikasi dan mengisi absensi “masuk/hadir” saat jam masuk dengan cara mengetuk satu tombol saja.
- Staff membuka aplikasi dan mengisi absensi “pulang” saat jam pulang dengan cara mengetuk satu tombol saja.
Solusi Absensi Online
Aplikasi absensi online hadir dalam personalia.id yang merupakan solusi satu pintu untuk administrasi SDM, meliputi: penggajian, presensi (absensi online), pengajuan cuti, pengajuan lembur, pengajuan dinas ke luar kota, dan sebagainya.
Tunggu apalagi, coba aplikasi absensi online gratis yang terintegrasi dalam personalia.id sekarang juga. Klik di sini untuk memulai.