Personalia adalah semua anggota organisasi yang bekerja untuk kepentingan organisasi, yaitu untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan (Pidarta, 2011). Mengapa demikian? bukankah personalia itu menyangkut persoalan manajemen karyawan atau staff pada suatu perusahaan? Ya, secara sosiolinguistik hal tersebut benar, namun jika yang dibicarakan adalah manajemen staff, maka istilah yang lebih tepat sebetulnya adalah Manajemen Personalia. Karena dari definisi di atas, kita telah mengetahui bahwa Personalia menyangkut pada kata bendanya, bukan kata kerja “manajemen”.
Hal ini menunjukkan bahwa Istilah “Personalia” mengalami pelebaran makna karena terlalu banyak yang menyingkat istilah “Manajemen Personalia” menjadi “Personalia” saja. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa pengertian Personalia yang biasa diacu dalam istilah manajemen SDM adalah urusan manajemen pegawai atau personalia di dalam suatu organisasi yang meliputi presensi (absensi), pengajuan cuti, penggajian (payroll), dsb.
Perbedaan Personalia dan HRD
Lalu apa bedanya Personalia dengan HRD? Dalam konteks bahasa sosial, keduanya boleh dikatakan mengacu pada makna yang sama, yakni manajemen personalia perusahaan. Namun sebetulnya Human Resource Development atau HRD mengacu pada manajemen sumber daya manusia (pegawai) secara holistik. Hal itu berarti HRD menyangkut pada rekrutmen, manajemen, hingga pelatihan personalia untuk tercapainya SDM yang diinginkan.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa Personalia adalah salah satu bagian dari HRD yang secara spesifik mengacu pada manajemen operasional staff sehari-hari, seperti absensi, penggajian, pengajuan dinas luar kota, dsb. Sementara HRD dapat mencakup Personalia dan urusan-urusan Sumber Daya Manusia lainnya juga yang meliputi rekrutmen, pelatihan, evaluasi, promosi jabatan, dsb.
Pada akhirnya dapat dikatakan pula bahwa kedua istilah ini sebetulnya tidak memiliki arti yang berbeda. Keduanya tetap mengacu pada seluruh persoalan dan manajemen mengenai staff, karyawan, atau personalia pada suatu organisasi/perusahaan.