Pengajuan klaim penggantian uang atau reimburse merupakan salah satu kegiatan yang sering dilakukan pada perusahaan dalam kegiatan perjalanan dinas. Klaim tentunya akan melibatkan bukti fisik seperti nota pembayaran yang berisi jumlah uang yang dibayarkan. Kalau begitu apakah proses pengajuan klaim ini tidak dapat dilakukan secara paperless dan online?
Pengajuan klaim reimburse online dapat dilakukan pada aplikasi HRD personalia.id. Ini merupakan salah satu fitur bawaan dari personalia.id. Setiap pegawai yang telah didaftarkan pada sistem dapat mengajukan pengajuan klaim, baik klaim dari biaya transportasi, penginapan, dsb. Lalu bagaimana cara mengirimkan berkas bukti pembayaran yang telah dibayar oleh pegawai tersebut?
Bukti berupa nota pembayaran atau pembelian dapat difoto oleh pegawai, kemudian diupload pada antarmuka pengajuan klaim di personalia.id. Lengkapnya, pengajuan klaim pada personalia, karyawan wajib untuk mengisi:
- tanggal pembayaran yang ingin diklaim/reimburse,
- jumlah/nilai uang,
- berkas bukti nota pembayaran, dan
- keterangan.
Selain itu terdapat data opsional lainnya seperti: jenis reimburse, dan nama proyek. Jenis reimburse dapat didefinisikan oleh administrator perusahaan. Tipe reimburse yang umumnya dibuat oleh perusahaan meliputi: transportasi, konsumsi, kesehatan, penginapan, komunikasi, lainnya.
Sementara itu, list proyek sendiri akan mengikuti berbagai proyek yang telah diinput sebelumnya oleh project manager perusahaan.
Fitur Custom
Beberapa perusahaan juga mungkin akan membutuhkan tipe data lain, atau mungkin membutuhkan reimburse dapat dilakukan sekali saja pada karyawan tidak tetap seperti sopir truk, dan sebagainya. Fitur seperti itu dapat ditambahkan dan dibuat khusus untuk perusahaan melalui fitur custom yang dapat dipesan dengan menghubungi kami di: 0818-0215-2157 (Farid).
Sistem Approval
Setelah pegawai mengajukan klaim, permohonan tersebut akan terdaftar pada daftar pengajuan. Berbagai informasi yang telah isikan akan tersimpan di tempat yang sama, bersamaan dengan berbagai pengajuan klaim lainnya.
Selanjutnya pihak yang berwenang melakukan approval dapat melihat pengajuan tersebut. Melalui interaksi dengan antarmuka yang sederhana, pengajuan dapat diterima maupun ditolak, berdasarkan validitas informasi dan bukti berkas yang diupload oleh pegawai.